Kontrola dowodów księgowych

Merytoryczna, formalnoprawna i rachunkowa weryfikacja dokumentów

Każdy dowód księgowy, zanim trafi do ksiąg rachunkowych, musi przejść odpowiednią kontrolę. Dbam o to, aby wszystkie dokumenty w Twojej firmie były prawidłowo zweryfikowane i zakwalifikowane do ujęcia w księgach – zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości.

Trzy etapy kontroli dowodów księgowych

Prawidłowa kontrola dowodów księgowych obejmuje trzy podstawowe etapy, z których każdy pełni inną funkcję w procesie weryfikacji dokumentów.

Kontrola merytoryczna

Sprawdzenie, czy dowód księgowy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej. Weryfikuję, czy dana transakcja faktycznie miała miejsce i czy została prawidłowo udokumentowana.

  • Zgodność z zawartymi umowami
  • Weryfikacja ilości i cen
  • Sprawdzenie wykonania usługi/dostawy
  • Potwierdzenie celowości zakupu

Kontrola formalnoprawna

Weryfikacja, czy dokumenty zostały wystawione prawidłowo i zawierają wszystkie wymagane dane. Sprawdzam zgodność z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami firmy.

  • Kompletność wymaganych danych
  • Prawidłowość oznaczeń stron
  • Czytelność i trwałość zapisu
  • Data wystawienia dokumentu

Kontrola rachunkowa

Sprawdzenie poprawności wszystkich obliczeń arytmetycznych na dokumencie. Weryfikuję, czy dane liczbowe są wolne od błędów rachunkowych.

  • Poprawność działań arytmetycznych
  • Zgodność sum cząstkowych z sumą ogólną
  • Weryfikacja stawek VAT
  • Sprawdzenie przeliczeń walutowych

Rodzaje dowodów księgowych

Ustawa o rachunkowości wyróżnia kilka kategorii dowodów księgowych, z których każdy podlega odpowiedniej kontroli.

Dowody zewnętrzne obce

Dokumenty otrzymane od kontrahentów: faktury zakupu, rachunki, noty księgowe, wyciągi bankowe, dokumenty celne.

Dowody zewnętrzne własne

Dokumenty wystawione przez firmę i przekazane kontrahentom: faktury sprzedaży, noty korygujące, dowody KW (kasa wypłaci).

Dowody wewnętrzne

Dokumenty sporządzone na potrzeby wewnętrzne firmy: polecenia księgowania (PK), dokumenty magazynowe (PZ, WZ, RW), listy płac.

Dowody zbiorcze

Dokumenty grupujące dane z innych dowodów źródłowych, np. zestawienia faktur, raporty kasowe, zestawienia sprzedaży.

Dekretacja dowodów księgowych

Po pozytywnym przejściu kontroli, dowody księgowe są kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez dekretację. Jest to kluczowy element procesu ewidencji, który obejmuje:

1

Określenie daty księgowania

Wskazanie miesiąca i okresu sprawozdawczego, w którym operacja zostanie ujęta w księgach.

2

Wskazanie kont księgowych

Określenie sposobu ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych zgodnie z zakładowym planem kont.

3

Określenie kwot

Wskazanie wartości zapisów po stronie Winien (Wn) i Ma poszczególnych kont.

4

Podpis osoby dekretującej

Potwierdzenie tożsamości osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dokumentu do ksiąg.

Obieg dokumentów w firmie

Instrukcja obiegu dokumentów

Zasady obiegu dokumentów i ich kontroli są opisane w instrukcji obiegu dokumentów – załączniku do polityki rachunkowości firmy.

Podział odpowiedzialności

Instrukcja określa osoby (stanowiska) odpowiedzialne za poszczególne etapy kontroli i dekretacji dokumentów.

Terminy przetwarzania

Określenie maksymalnych terminów na przekazywanie dokumentów między działami i osobami odpowiedzialnymi.

Archiwizacja

Zasady przechowywania dokumentów księgowych zgodnie z wymogami prawnymi – dowody księgowe przechowuje się przez 5 lat.

Uproszczenia w kontroli dowodów

Ustawa o rachunkowości dopuszcza pewne uproszczenia w procedurach kontrolnych, szczególnie gdy firma korzysta z nowoczesnych systemów informatycznych:

Automatyczna dekretacja

Przy użyciu systemu informatycznego dekretacja może być zautomatyzowana, eliminując konieczność fizycznego oznaczania każdego dokumentu. System musi jednak umożliwiać identyfikację osób odpowiedzialnych za kontrolę.

Pominięcie kontroli rachunkowej

Można zaniechać umieszczania na dokumencie danych potwierdzających kontrolę rachunkową, jeśli obliczenia są wykonywane automatycznie w systemie informatycznym.

Dokumenty elektroniczne

Faktury elektroniczne i inne dokumenty w formie cyfrowej podlegają tym samym zasadom kontroli, ale mogą być weryfikowane i przechowywane w formie elektronicznej.

Niezależnie od stosowanych uproszczeń, wszystkie procedury kontroli i dekretacji muszą być opisane w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (polityce rachunkowości).

Najczęściej zadawane pytania

Kto odpowiada za kontrolę merytoryczną dokumentów?

Za kontrolę merytoryczną odpowiada zazwyczaj osoba, która dokonała zakupu lub zleciła wykonanie usługi. W praktyce jest to kierownik działu, który potwierdza, że dana operacja faktycznie miała miejsce i była uzasadniona biznesowo.

Czy każdy dokument musi mieć pieczątki potwierdzające kontrolę?

Nie zawsze. Przy prowadzeniu ksiąg w systemie informatycznym można zrezygnować z fizycznego stemplowania dokumentów, pod warunkiem że system zapewnia identyfikację osób odpowiedzialnych za kontrolę i dekretację.

Co zrobić, gdy wykryję błąd w dokumencie?

W przypadku błędów formalnych lub rachunkowych należy zwrócić się do wystawcy o korektę. Przy błędach merytorycznych konieczne może być wyjaśnienie sprawy z kontrahentem lub osobą odpowiedzialną za transakcję.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, dowody księgowe należy przechowywać przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Czy faktury elektroniczne podlegają takim samym kontrolom?

Tak, faktury elektroniczne (e-faktury) podlegają identycznym procedurom kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej jak dokumenty papierowe. Różnica polega jedynie na formie przechowywania.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kontroli dokumentów?

Prowadzę kompleksową obsługę księgową, w tym prawidłową kontrolę i dekretację wszystkich dokumentów Twojej firmy. Dbam o zgodność z przepisami i porządek w dokumentacji.

Skontaktuj się ze mną